Importer un document avec Lodel (rédacteur)

Ajouter un document : deux procédures possibles

La création de documents avec Lodel peut suivre deux procédures tout à fait différentes ; elles dépendent du choix initialement fait lors de la création du modèle éditorial.

Le document peut être directement saisi dans un formulaire détaillant différents champs, à la page « édition » du document. On peut donc avoir un champ titre, auteur, texte, etc. La mise en forme doit donc y être saisie manuellement, par un balisage du texte (HTML, wiki…). Cette procédure est utilisée principalement dans le modèle du blog.

Dans le cas de documents longs, complexes, fortement structurés (plusieurs niveaux de titres, blocs de citations, notes de bas de page, tableaux, illustrations, mises en forme locales …), il est préférable de préparer son document à l’aide d’un logiciel de traitement de texte, puis de charger celui-ci dans Lodel.

En effet, les styles attribués par le logiciel de traitement de texte (titre, sous-titre, auteur, normal, liste à puces, citation, etc.) sont reconnus par Lodel, qui structure ces informations en fonction de la maquette de la revue.

Cependant, pour que Lodel mette correctement en page l’ensemble des données du document, et qu’il génère les métadonnées qui lui permettront d’être indexé, il y a des règles à respecter dans le stylage du document.

Préparer le document à importer : le stylage

Avant d’importer un document de Lodel, il faut d’assurer que le document soit correctement stylé. Ce sont en effet les styles, définis par le logiciel de traitement de texte (Microsoft Word, Openoffice), qui vont permettre de hiérarchiser le document et de renseigner les métadonnées, afin que le document soit correctement indexé.

Pour plus de précisions sur le stylage, voir la page Styler un document avec Word

Importer un document avec le servOO

Le fonctionnement de l’importation

Dans le cas de documents préparés dans un traitement de texte, ceux-ci doivent être importés dans Lodel, qui les convertit en documents web. Lodel utilise pour cela un serveur basé sur les technologies d’OpenOffice.org, appelé servOO. L’utilité de l’importation par la technologie ServOO est multiple :

  • Ce serveur permet de convertir des documents .DOC, .RTF et .SXW en documents web (XML).
  • Il est entièrement Unicode (jeu de caractères unifiant l’ensemble des langues du monde).
  • Il permet de récupérer des images et tableaux, des notes de bas de page, des espaces insécables et des mises en forme locales.

L’importation d’un document se fait en plusieurs étapes chronologiques. Ces étapes correspondent à différentes pages : page de sélection du fichier, page de vérification du stylage, page de renseignement des métadonnées, et page de visualisation. C’est un processus peu complexe, mais pendant lequel il faut se montrer rigoureux.

1ère étape : sélectionner et importer le fichier

Pour ajouter un document, il faut tout d’abord accéder à la rubrique dans laquelle on souhaite ajouter un document.

Il faut donc se rendre dans le menu « Édition », puis sélectionner le sous-menu dans lequel vous souhaitez inclure le document. Uns série de menus déroulant apparaît, qui vous permet de choisir le type de document que vous souhaitez inclure : publication, textes, textes simples, sites…

Voici, en images, la procédure à suivre :

  • se rendre sur la page Racine du site (le menu « édition »)
Erreur lors de la création de la miniature : Impossible d’enregistrer la vignette sur la destination
  • cliquer sur la rubrique dans laquelle on veut ajouter un document :
Erreur lors de la création de la miniature : Impossible d’enregistrer la vignette sur la destination

Atention : il faut cliquer sur la rubrique, et non sur « Voir ». « Voir » commande l’interface de prévisualisation, mais ne permet pas d’éditer la revue.

  • On accède alors à l’ensemble des documents contenus dans la rubrique. Pour ajouter un document dans cette rubrique, il faut utiliser les menus déroulants situés au-dessus de la liste des documents déjà publiés :
Erreur lors de la création de la miniature : Impossible d’enregistrer la vignette sur la destination
Erreur lors de la création de la miniature : Impossible d’enregistrer la vignette sur la destination
  • sélectionner la catégorie voulue. On arrive alors à la page d’importation du document : sélectionner le document sur le disque dur de votre ordinateur, puis téléchargez-le dans Lodel. Pour cela :
Erreur lors de la création de la miniature : Impossible d’enregistrer la vignette sur la destination

Cliquez sur « parcourir » (ou « browse », la formulation varie en fonction de votre navigateur web)

  • Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez sur votre disque dur le fichier à importer, et cliquez sur ouvrir pour valider votre choix
Erreur lors de la création de la miniature : Impossible d’enregistrer la vignette sur la destination
  • Cliquez sur « Télécharger » pour importer le document
  • Un message vous annonce que votre fichier est en cours de téléchargement :
Erreur lors de la création de la miniature : Impossible d’enregistrer la vignette sur la destination

Une fois votre fichier chargé, vous accédez à une nouvelle page : la vérification du balisage.

2e étape : la vérification du balisage

Cette étape permet de vérifier que tous les styles que vous avez utilisés sont bien reconnus par Lodel.

Fichier:Vérif-balisage.png

Chaque style est représenté par un bloc qui représente une balise XML. Le texte est représenté sous forme de tableau pour une meilleure vérification du balisage des données. Ce tableau est constitué de deux colonnes :

  • À gauche, une colonne « styles », qui indique les styles utilisés, et permet de détecter les erreurs
  • À droite, une colonne « contenus », qui affiche le texte du document.

Comment vérifier le stylage ?

  • La vérification du balisage et du texte doit être la plus complète possible : vérifier que le texte est présent dans sa totalité, que les images, tableaux ont été reconnus, etc.
  • Le texte doit être intégralement contenu dans le tableau de vérification.
  • La police de caractères utilisée par défaut lors de cette étape est le Courrier, afin d’aider à la détection visuelle des mises en forme locales qui auraient échappé à la vigilance du styleur.
  • Les styles citations, niveau de titre, titres et légendes d’illustrations apparaissent sous une forme différenciée du corps de texte, pour qu’on puisse les repérer
  • Chaque bloc doit être correctement balisé. Si un paragraphe a été balisé avec un style inexistant, le message « style non reconnu par lodel » apparaît dans la colonne de gauche.

Un exemple d’erreur de stylage reconnue par Lodel Fichier:Vérif-balisage-style inconnu.png

  • Il arrive que Lodel ne signale pas d’erreur, mais que le stylage soit incorrect malgré tout. C’est le cas, par exemple, lorsqu’on style un auteur avec le style « Titre », ou la description de l’auteur dans le style « auteur ».
  • Certains caractères apparaissent en grisé lorsqu’il s’agit de styles de caractère, ou pour les liens hypertexte.
  • Pensez à vérifier également les noms des auteurs. Par exemple, avec des noms composés, vérifier que le nom et le prénom sont correctement différenciés.
  • Vérifiez les illustrations, leur ordre, la présence des titres et légendes
  • Lorsque le balisage n’est pas correct, cliquer sur le bouton « abandonner », situé en bas et en haut de page. Puis corriger le document issu du traitement de texte situé sur votre ordinateur ; puis recommencer l’opération d’importation du fichier depuis la première étape, et reprendre la vérification.

Attention : pour annuler, ne pas revenir en arrière avec la flèche « précédent » de votre navigateur, cela égarerait Lodel : utiliser impérativement le bouton « annuler » de l’interface Lodel.

  • Si chaque bloc est correctement balisé, cliquer sur le bouton « continuer », situé en haut et en bas de page.

Fichier:Vérification du balisage-continuer.png

3e étape : la page d’édition du document : le renseignement des métadonnées

Cette page est essentielle dans le travail d’édition. C’est en effet par l’intermédiaire de cette page que sont accessibles toutes les fonctions sur un document. De ce point de vue, l’interface a été simplifiée par rapport à Lodel 0.7. Tout d’abord, décrivons brièvement les actions accessibles sur cette page, avant de décrire leur fonctionnement.

Cette page permet de vérifier les données du document que l’on désire mettre en ligne, et/ou d’y intégrer d’autres informations ; ou bien de modifier les informations sur le document lorsqu’il a déjà été importé.

On accède à cette page de deux façons :

  • Au cours du processus d’importation du document, après l’étape 2
  • Depuis la page « Racine », en cliquant sur « éditer », lorsqu’on veut modifier les données d’un document déjà importé.

Renseignement des champs Fichier:Édition-métadonnées.png

Le nombre et la nature des champs demandés dépendent du modèle éditorial adopté. Il est possible d’ajouter des informations qui n’ont pas été stylées, ni renseignées dans le document importé dans Lodel (par exemple, un auteur supplémentaire, la date de publication du document…).

Cependant, ces ajouts ne se répercuteront pas sur le document initial conservé sur votre disque dur. Si ce dernier est modifié puis rechargé dans Lodel, les informations ajoutées lors de cette 3e étape de l’importation seront perdues. Il est donc préférable d’indiquer précisément les informations nécessaires dans le fichier issu du traitement de texte, quitte à le recharger après l’avoir complété.

Par exemple, si vous n’avez pas indiqué, dans votre document issu de Word, la date de publication de l’article que vous souhaitez mettre en ligne, ou si vous n’avez pas correctement stylé cette date, l’information n’apparaîtra pas dans Lodel. Vous pouvez donc indiquer manuellement cette information dans le champ : « date de publication ». Si vous devez par la suite recharger votre document, cette information sera néammoins perdue.

Cette étape de renseignement des champs permet également de vérifier les mots clés attribués à un document, qui vont nourrir les index prévus. Il s’agit là d’une étape essentielle au référencement du document.

Il existe trois manières d’attribuer des mots clés à un document dans Lodel :

  • Saisir les entrées d’index dans le fichier importé (.DOC, RTF, SXW)

Il faut pour cela utiliser les styles correspondants. Par exemple, ajouter « histoire des institutions, sociologie des organisations », etc. dans le fichier, avec le style « mots clés » ou, dans le cas de mots clés en anglais, avec le style « Keywords », etc. (les mots clés doivent être sans majuscule et séparés par des virgules)

  • Renseigner les mots clés dans le cadre « Autres », puis cliquer sur « Modifier ». Attention, ne pas utiliser la touche « Entrée » du clavier.

Les mots clés doivent être écrits les uns à la suite des autres, en minuscules, et séparés par des virgules ; les majuscules initiales sont strictement à réserver aux noms propres.

  • Sélectionner des mots clés déjà intégrés dans la base de données du site ; ils s’affichent dans un cadre.

Il faut cliquer sur le mot clé choisi, puis sur « Modifier ». Dans le cas de plusieurs mots clés, il faut cliquer sur les mots clés en tenant enfoncée la touche « Ctrl » de votre clavier, puis terminer en cliquant sur « Modifier ».

Pour plus d’informations sur la page d’édition des métadonnées, voire ici une description de cette page.

4e étape : valider les vérifications

Lorsque les champs ont été remplis, cliquez sur :

  • « Terminer » pour confirmer les informations et revenir sur la page de la publication dans laquelle le document est placé
  • « Terminer et visualiser » pour confirmer les informations et visualiser la page web. Le document est alors mis en ligne, mais non visible par l’internaute. En effet, son statut de publication par défaut est « Prêt à être publié ». Il faut donc ensuite publier le document pour qu’il soit visible en ligne.
  • « Annuler » pour annuler les modifications. Le processus d’importation et de mise en ligne du fichier est alors annulé.
Erreur lors de la création de la miniature : Impossible d’enregistrer la vignette sur la destination

Fonctionnalités disponibles dans la zone d’édition

Lorsqu’un document a été mis en ligne ou qu’une publication a été créée, on peut traiter ces données présentes sur Lodel.

  • Changer l’ordre : les flèches verticales de changement d’ordre permettent de déplacer d’un cran la publication ou le document auquel elles correspondent. Cliquez sur la flèche du haut pour remonter d’un cran, sur celle du bas pour descendre d’un cran. Vous pouvez ainsi faire évoluer simplement lordre d’apparition sur le site web des entités concernées.
  • Voir : cette fonciton permet de prévisualiser le fichier mis en ligne tel que le verra l’internaute. On peut ainsi se rendre comptte de la qualité de l’importation et corriger certaines erreurs avant une publivation définitive. Le double fil d’ariane reste présent en haut de la page, ce qui permet de revenir rapidement aux foncitons d’édition du document, en revenant à la publication parente, ou en cliquant sur les boutons d’édition.
  • éditer » permet d’accéder à la page de métadonnées d’un document ou d’une publication. Vous pouvez modifier les métadonnées du document, attacher une icône, joindre un document annexe, etc.
  • « publier/dépublier » : ce bouton permet de changer le statut du document
  • « supprimer » permet de détruire définitivement un document ou une publication de Lodel. Une confirmation est demandée par Lodel. la destruction est définitive.

Cette action est à utiliser avec la plus grande prudence, et n’est accessible qu’au niveau éditeur pour la suppression des documents, et administrateurs pour la suppression des publications. Si vous décidez de détruire un document pour ensuite le republier, sachez que son URL va changer et que sa citabilité en sera donc mieux atteinte, l’utilisation de la fonction « recharger » est alors mieux adaptée. Cette fonction permet de corriger un document mis en ligne sans briser la continuité de la publication. Il n’est en effet pas nécessaire de dépublier un document pour le corriger ou le mettre à jour.

Pour finir, quelques remarques sur le statut de rédacteur :

  • par défaut, tout document chargé dans Lodel se voit attribuer le statut « prêt à publier »
  • Si l’utilisateur qui dispose d’un niveau rédacteur peut charger des documents dans l’interface de Lodel, il ne peut les publier. Les documents resteront donc « prêts à publier ». Ils ne seront donc pas visibles par l’internaute, mais seulement par les utilisateurs de Lodel ayant accès à l’interface d’administration du logiciel (le « back-office »).
  • Tout document chargé par un rédacteur doit donc être validé par un éditeur (ou un utilisateur de rang plus élevé).
  • Cette séparation des tâches a été améliorée par rapport à la version 0.7 de Lodel. Dans cette version, le rédacteur qui chargeait un document n’y avait plus accès : il ne pouvait donc plus, par exemple, recharger un document déjà chargé – une fonction très utile, car beaucoup d’erreurs (de stylage entre autres) peuvent apparaître sur la page de prévisualisation. Dans la version 0.8, le rédacteur peut recharger les documents qu’il a chargés, et récupérer les fichiers source.